Aydınlatma Metni
Orkidem Çiçek (“Şirket”) olarak mahremiyetinize ve kişisel verilerinizin güvenliğine önem vermekte olup, KVKK 10. maddesi uyarınca sizleri, kişisel veri işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmek ve aydınlatmak isteriz.
1- Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK ile belirlenmiş sınırlar çerçevesinde ve aşağıda açıklanan amaçlar ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde doğru ve güncel olarak işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere aktarabileceğiz.
2- Kişi Kategorileri (Kimlerin kişisel verilerini işliyoruz?)
Üye Müşteri | www.orkidemcicek.com internet sitesi üzerinden üye olan kişi |
Misafir Müşteri | www.orkidemcicek.com internet sitesi üzerinden üyeliği bulunmayan, üye olmadan alışveriş yapan kişi |
Potansiyel Üru¨n veya Hizmet Alıcısı / Çevrimiçi Ziyaretçi | www.orkidemcicek.com internet sitesini ziyaret eden, alışveriş yapmayan, web sitesi üzerinde hareket eden kişi (ürünleri inceleyen vb.) |
Satın Alınan Ürünün Adına Teslim Edileceği Kişi | www.orkidemcicek.com internet sitesi üzerinden yapılan alışverişin teslimat kişisi ve adresi olarak gösterilen kişi |
3- Kişisel Veri İşleme Süreçleri (Amaç, Hukuki Sebep ve Saklama Süresi)
3.1. Üye Müşteri
Aşağıdaki tabloda yer alan kişisel verileriniz, belirtilen veri işleme amaçları doğrultusunda www.orkidemcicek.com web sitesi üzerinden elektronik ortamda toplanmaktadır.
Veri Tipi | İşleme amacı | Hukuki sebep | Saklama süresi |
Ad, soyad, e-posta adresi, cep telefonu numarası, adres | Üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sözleşmenin kurulması, web sitesi aracılığıyla alışveriş yapılabilmesi, talep, öneri ve şikayetlerin alınması | Sözleşmenin kurulması ve ifası | Üyeliğin devam ettiği süre boyunca + 10 yıl |
Ticari elektronik ileti izni | Pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, ticari elektronik ileti gönderilmesi, kampanyalar hakkında bilgi verilmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | Ticari elektronik ileti izninin geri alınmasından itibaren 3 yıl |
Hesap numarası, IBAN numarası, fatura bilgisi, Kredi kartı kullanım bilgisi, banka müşteri numarası | Siparişlere ilişkin fatura kayıtlarının oluşturulması, Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası | 10 yıl |
Satın alınan ürün bilgisi, Sipariş kayıtları, Alışveriş geçmişi, Özel gün kayıtları | Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası | 10 yıl |
Zorunlu çerez kayıtları | Sistemin yönetilebilmesi, sahte işlemlerin önlenmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | 2 yıl |
Seçimlik çerez kayıtları, kullanıcıların geçmişte yaptığı işlemler, hedefleme, alışkanlık ve beğenilere ilişkin kayıtlar | Hedefleme, profilleme ve analiz çalışmaları yapılarak müşterilerimizin özel tercihlerine ve ilgi alanlarına yönelik reklam, pazarlama ve promosyon faaliyetlerinin yürütülmesi | Açık rıza | 2 yıl |
IP Adresi, şifre bilgileri, trafik verileri, web sitesi giriş çıkış bilgileri, kullanıcı adı bilgileri | Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması | 2 yıl |
3.2. Misafir Müşteri
Aşağıdaki tabloda yer alan kişisel verileriniz, belirtilen veri işleme amaçları doğrultusunda www.orkidemcicek.com web sitesi üzerinden elektronik ortamda toplanmaktadır.
Veri Tipi | İşleme amacı | Hukuki sebep | Saklama süresi |
Ad, soyad, e-posta adresi, cep telefonu numarası | Sözleşmenin kurulması, web sitesi aracılığıyla alışveriş yapılabilmesi, talep, öneri ve şikayetlerin alınması | Sözleşmenin kurulması ve ifası | Üyeliğin devam ettiği süre boyunca + 10 yıl |
Ticari elektronik ileti izni | Pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, ticari elektronik ileti gönderilmesi, kampanyalar hakkında bilgi verilmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | Ticari elektronik iznin geri alınmasından itibaren 3 yıl |
Hesap numarası, IBAN numarası, fatura bilgisi, kredi kartı kullanım bilgisi, banka müşteri numarası | Siparişlere ilişkin fatura kayıtlarının oluşturulması, Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası | 10 yıl |
Satın alınan ürün bilgisi, Sipariş kayıtları, Alışveriş geçmişi, Özel gün kayıtları, Faydalanılan kampanyalar | Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası | 10 yıl |
Seçimlik çerez kayıtları, hedefleme, alışkanlık ve beğenilere ilişkin kayıtlar | Hedefleme, profilleme ve analiz çalışmaları yapılarak müşterilerimizin özel tercihlerine ve ilgi alanlarına yönelik reklam, pazarlama ve promosyon faaliyetlerinin yürütülmesi | Açık rıza | 2 yıl |
Zorunlu çerez kayıtları | Sistemin yönetilebilmesi, sahte işlemlerin önlenmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | 2 yıl |
IP Adresi, şifre bilgileri, trafik verileri, web sitesi giriş çıkış bilgileri | Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması | 2 yıl |
3.3. Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı / Çevrimiçi Ziyaretçi
Aşağıdaki tabloda yer alan kişisel verileriniz, belirtilen veri işleme amaçları doğrultusunda www.orkidemcicek.com web sitesi üzerinden elektronik ortamda toplanmaktadır.
Veri Tipi | İşleme amacı | Hukuki sebep | Saklama süresi |
Zorunlu çerez kayıtları | Sistemin yönetilebilmesi, sahte işlemlerin önlenmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | 2 yıl |
Seçimlik çerez kayıtları, kullanıcıların geçmişte yaptığı işlemler, hedefleme, alışkanlık ve beğenilere ilişkin kayıtlar | Hedefleme, profilleme ve analiz çalışmaları yapılarak müşterilerimizin özel tercihlerine ve ilgi alanlarına yönelik reklam, pazarlama ve promosyon faaliyetlerinin yürütülmesi | Açık rıza | 2 yıl |
IP Adresi, şifre bilgileri, trafik verileri, web sitesi giriş çıkış bilgileri | Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması | 2 yıl |
3.4. Satın Alınan Ürünün Adına Teslim Edileceği Kişinin Verileri
Veri Tipi | İşleme amacı | Hukuki sebep | Saklama süresi |
Ad, soyad, adres, cep telefonu numarası, fatura bilgisi | Web sitesi üzerinden alınan ürünlerin teslim süreçlerinin yürütülmesi, fatura ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerimizin yürütülmesi ve denetimi, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızın kullanılabilmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | 10 yıl |
4- Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Taraflar ve Aktarım Amaçları
Yukarıda açıklanan amaçlar kapsamında işlenen kişisel verileriniz; KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aşağıda belirtilen kişilere aktarılabilecek ve/veya bu kişilere kişisel verilerinize erişim hakkı verilebilecektir.
Adınız, soyadınız, adresiniz, cep telefonu numaranız, e-posta adresiniz, ….
- www.orkidemcicek.com web sitesi sunucusu …………… ’da bulunduğundan …………. ’ya aktarılmaktadır.
- www.orkidemcicek.com web sitesine ilişkin teknik destek, bakım hizmetleri ………… .’da yer alan …………. unvanlı şirketten alınmakta olduğundan bahsi geçen kişisel verilerinize yukarıda sayılan hizmet sağlayıcı şirket tarafından yurtdışından erişim sağlanabilecektir.
Ayrıca, yasal bir sorumluluğu yerine getirmek, koşul ve şartlarımızı ya da diğer sözleşmelerimizi yürürlüğe sokmak ya da uygulamak için; ya da müşterilerimizin ya da başkalarının haklarını, mülkiyetini ya da güvenliğini güvence altına almak için kişisel verilerinizi paylaşma yükümlülüğü altına girmemiz gerekiyorsa, kişisel verilerinizi kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve yetkili özel hukuk kişileri de dahil olmak üzere gizlilik sorumluluğu kapsamında olan profesyonel danışmanlarımıza açıklayabileceğimizi belirtmek isteriz.
Şirketimiz, kişisel bilgileri kesinlikle özel ve gizli tutmayı, kişisel bilgilerin yetkisiz kullanımını veya üçüncü bir kişiye ifşasını önlemek için gerekli tüm tedbirleri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir.
Kişisel veri aktarımlarının Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumanın bulunmadığı tespit ve ilan edilen ülkelere yapılabilmesi Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve ilgili aktarım açısından Kişisel Verileri Koruma Kurul’unun izninin temin edilebildiği hallerle sınırlı olmak kaydıyla mümkün olabilecektir.
5- Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak siz veri sahiplerine aşağıda belirtilen haklar tanınmıştır:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Söz konusu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kişisel veri sahipleri olarak kimliğinizi tespit edici belgeler ile birlikte, www.orkidemcicek.com adresindeki Veri Sahibi Başvuru Formunu (hyperlink) doldurarak, ilgili formda belirtilen yöntemlerden biri ile Şirketimizin Yenişehir Mah. Bakü Cad. No:6J, Mağaza:11 Pendik/İstanbul, Türkiye adresine bizzat veya iadeli taahhütlü mektupla veya [email protected] mail adresine iletmeniz halinde, talebiniz Şirketimiz tarafından değerlendirilerek KVKK kapsamında öngörülen şekilde en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılacaktır.
6- Ticari Elektronik İleti
Şirketimiz, www.orkidemcicek.com web sitesi üzerinden paylaştığınız cep telefonu numarası, elektronik posta adresi dahil iletişim bilgileriniz üzerinden, tarafımızca yürütülen kampanyalar, avantajlar, promosyonlar, tanıtımlar, reklam, anketler, araştırmalar ve diğer müşteri memnuniyeti uygulamalarını sunmak, bunlar hakkında bilgi vermek dahil olmak üzere türlü amaçla sizinle iletişime geçebilir. Bu kapsamda sizinle iletişime geçmemize, web sitesi üzerinde siparişinizi tamamlama aşamasında bilgi talep etme aşamasında ilgili kutucuğu işaretleyerek onay verirseniz, bu ticari iletişimler için onay vermiş olacaksınız.
Sizinle bu kapsamda iletişime geçilmesini artık istememeniz halinde, Şirketimiz tarafından belirtilen yöntemlerle Şirketimiz ile iletişime geçerek her zaman ticari elektronik ileti almayı reddetme imkanını ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Reddetme hakkını kullanmış olmanız, Şirketimizin tabi olduğu ilgili mevzuat hükümlerine göre onay verilmese dahi gönderilebilen bildirimlerin (örn: sipariş durumu ile ilgili bilgiler vb.) yapılmasına engel teşkil etmez.
Orkidem Çiçek
Yenişehir Mah. Bakü Cad. No:6J, 34912 Pendik/İstanbul
Tel : +9 0850 346 74 34
Çerez Politikası
Yenişehir Mah. Bakü Cad. No:6K, Mağaza:11, Pendik/İstanbul, Türkiye adresinde faaliyet gösteren Orkidem Çiçek, Balbay Grup (“Şirket”) tarafından işletilen ve yönetilen orkidemcicek.com alan adlı internet sitesini ( Site ) ziyaret eden kişilerin ( Ziyaretçi ) ziyaretleri sırasında Orkidem Çiçek tarafından çerezler ( Çerez/Çerezler ) kullanılmaktadır. Bu Çerez kullanımı başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( KVKK ) olmak üzere Orkidem Çiçek’in tabi olduğu mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmektedir.
Orkidem Çiçek, ilgili kişi hakkında elde ettiği kişisel verileri www.orkidemcicek.com adresinde yer alan Web Sitesi Aydınlatma Metni ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamaz.
Bu Çerez Politikası, Web Sitesi Aydınlatma Metninin eki niteliğinde olup bu metinlerin ayrılmaz bir parçasını teşkil eder.
- Çerez (Cookie) Nedir?
Çerez (Cookie) teknik iletişim dosyaları, bir internet sitesinin kullanıcısının cihazına veya ağ sunucusuna tarayıcılar aracılığıyla gönderdiği küçük metin (text) dosyalarıdır. Bu metin (text) dosyası tamamen kişiye özel olup; sadece bu kodu tanımlayan web sunucusu tarafından okunabilir. Kesinlikle bir virüs değildir. Çerezler Site’nin kişiyi daha sonra tanıyabilmesi içindir.
- Çerez Kullanım Amaçları Nelerdir ?
Orkidem Çiçek, Site’de çeşitli amaçlarla Çerezler kullanmakta ve bu Çerezler vasıtasıyla kişisel verileri işleyebilmektedir. Bu amaçlar başlıca şunlardır:
- Site’nin çalışması için gerekli temel fonksiyonları gerçekleştirmek,
- Site’nin işlevselliğini ve performansını arttırmak yoluyla sunulan hizmetleri geliştirmek ve kullanım kolaylığı sağlamak,
- Site’ye yeni özellikler sunmak ve sunulan özellikleri tercihlere göre kişiselleştirmek,
- Site’nin, Orkidem Çiçek’in ve Ziyaretçi’nin hukuki ve ticari güvenliğinin teminini sağlamak,
- Ziyaret trafik istatistiğini oluşturmak (Site’nin ziyaret tarih ve saat bilgilerinin belirlenmesi),
- Ziyaretçiler’in tercih ettiği hizmetlere göre önerilerde bulunmak (kullanım analizleri), ve
- Site’den nasıl haberdar olunduğunu belirlemek.
- Kullanım Bakımından Çerez Türleri
Kullanılması Zorunlu Olan Çerezler: Bu Çerezler, Site’nin düzgün şekilde çalışması için mutlaka gerekli olan çerezlerdir. Bu Çerezler’e, sistemin yönetilebilmesi, sahte işlemlerin önlenmesi için ihtiyaç duyulur ve engellenmesi halinde Site düzgün çalışamaz.
Analiz/Performans Çerezleri: Bu Çerezler, Site’nin işleyişinin analiz edilip anlaşılmasını ve Ziyaretçi ile etkileşime geçerek Site’nin geliştirilmesini sağlar. Bu Çerezler’in kullanımı engellenebilir.
İşlevsel ve Analitik Çerezler: Bu Çerezler Ziyaretçi’ye daha kolay ve gelişmiş bir kullanıcı deneyimi yaşatmak için kullanılan çerezlerdir. Önceki tercihleri hatırlamak, Site üzerinde yer alan bazı içeriklere rahatça erişilmesini sağlamak, Site’nin etkin şekilde kullanılması, Site’nin kullanıcı isteklerine cevap verecek şekilde optimize edilmesi ve ziyaretçilerin Site’yi nasıl kullandığı gibi işlevleri yerine getirir. Niteliği gereği bu türdeki Çerezler kullanıcı adı vb. kişisel bilgileri içerebilir. Bu Çerezler’in kullanımı engellenebilir.
Hedefleme/Reklam/Ticari Çerezler: Bu Çerezler, reklam içerikleri de dâhil olmak üzere, ilgi çekebilecek içeriklerin saptanarak sunulması için kullanılmaktadır. Kullanıcıların ilgi alanları ve seçimleri doğrultusunda hedeflenen ürün/içeriğe benzer nitelikli olanların sunulması ve daha gelişmiş, kişiselleştirilmiş bir reklam portföyü sunarak kullanım deneyimini artırmaya yarar. Bu Çerezler’in kullanımı engellenebilir. Ancak bu engelleme, reklam içeriklerini bütünüyle engellemeyecek; sadece kullanıcının ilgisini çekebilecek reklamlar yerine genel içerikli reklamlar sunulacaktır.
Flash Çerezleri: Site’de yer alan görüntü veya ses içeriklerini etkinleştirmek için kullanılan çerez türleridir.
Üçüncü Taraf Çerezleri: Site; üçüncü parti güvenilir, tanınmış reklam sağlayıcılarıyla çalışmaktadır. Üçüncü parti hizmet sağlayıcılar kullanıcıya özel reklamları sunabilmek için kendi Çerezleri’ni yerleştirmektedirler. Üçüncü parti tarafından yerleştirilen Çerezler Site’de ziyaretçilerin gezinme bilgilerini toplar, işler ve nasıl kullandıklarını analiz eder.
- Saklandığı Süre Bakımından Çerez Türleri
Kalıcı Çerezler (Persistent Cookies): Kişinin bilgisayarında ve akıllı mobil cihazında kişi tarafından silinen veya belirli bir tarihe varlığını sürdüren çerezlerdir. Bu Çerezler, çoğunlukla kullanıcıların tercihlerini ve site hareketlerini ölçmek amacıyla kullanılır.
Oturum Çerezleri (Session Cookies): Bu Çerezler kullanıcının ziyaretini oturumlara ayırmak için kullanılır ve kullanıcıdan veri toplamaz. Bu Çerezler, kullanıcı ziyaret ettiği Site’de belirli bir süre pasif kaldığında veya Site’yi kapattığında silinir. Site’de üçüncü kişilerin hizmet sağlaması için ve bu hizmetlerin etkinliğini artırmak için yukarıda tanımlandığı üzere Hedefleme/Reklam/Ticari Çerezler kullanılır. Bu Çerezler, ziyaret edilen web sayfalarını ve siteleri hatırlayabilir ve başta kullanıcı cihazının IP adresi olmak üzere kişisel verileri toplayabilir. Site, bilgi toplamak, demografik verileri ve ilgi alanlarını hatırlamak, kullanıcıya hedeflenmiş reklamları sunmak, reklam gösterimleri ve ziyaret edilme sayısını belirlemek gibi durumlar için hem birinci taraf hem de üçüncü taraf çerezlerini kullanmaktadır. Site ziyaret edildiğine ve bu eklentiler kullanıldığında, Site doğrudan seçilen sosyal ağın sunucusuna bağlanır. Ardından, eklentinin sunduğu içerik doğrudan sosyal ağlardan web tarayıcısına iletilir ve ziyaret etmekte olunan web sitesine eklenir. Böylelikle ilgili sosyal ağ kullanıcıya ait verilere ulaşarak işleyebilir ve ilgili sosyal ağdaki hesaba ait verilerle birleştirebilir.
- Site’de Kullanılan Çerezler
Çerez Adı | Çerez Türü | Kullanım Amacı |
Google Analytics |
| Google Analytics, çerezleri ziyaretçilerin Site’yi nasıl kullandıklarını analiz etmek amacıyla kullanır. Site’nin kullanımıyla ilgili bilgiler (IP adresiniz dahil) Google’a aktarılabilmekte ve Google tarafından ABD’deki sunucularda saklanabilmektedir. Google bu bilgileri Site’nin kullanımın değerlendirmek, Şirket için Site faaliyetini derlemek ve Site faaliyeti ve internet kullanımıyla ilgili başka hizmetler sağlamak amacıyla kullanacaktır, fakat IP adresi Google tarafından depolanan diğer verilerle eşleştirmeyecektir. Google Analytics kullanımı hakkında daha fazla bilgi için şu adres ziyaret edilebilir: http://www.google.co.uk/intl/en/analytics/privacyoverview.html |
Adobe Analytics |
| Adobe çerezleri, Site’nin kullanımın değerlendirmek, Şirket için Site faaliyetini derlemek ve Site faaliyeti ve internet kullanımıyla ilgili başka hizmetler sağlamak amacıyla kullanacaktır. Adobe Analytics çerez kullanımı hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki adresler ziyaret edilebilir: https://www.adobe.com/tr/privacy/policy.html |
- Çerez Kullanımının Kontrol Edilmesi
Tarayıcıların birçoğu başta Çerezler’i kabul eder şekilde tasarlanmıştır, fakat Çerezler’in gelmemesi, Çerezler gönderildiğinde ikaz verilmesi veya çerezlerin bilgisayarlarda saklanmaması istenirse bunları sağlayacak biçimde ayarlar değiştirilebilir, çerez kullanım tercihleri ayarlanabilir. Ziyaretçi veya kullanıcı, işbu ayarları değiştirmediği sürece çerez kullanımına açık onay vermiş olduğu kabul edilir. İnternet tarayıcılarının Çerez ayarlarıyla ilgili detaylı bilgi için aşağıdaki linkleri incelenebilecektir:
- Internet Explorer: https://support.microsoft.com/tr-tr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
- Safari: https://support.apple.com/en-us/HT201265
- Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en
- Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences
- Opera: http://help.opera.com/Windows/10.20/en/cookies.html
Belirli Çerezler’in kullanımı Site’nin doğru biçimde çalışması için zorunludur . Çerez kullanımının engellenmesi söz konusu olur ise Site her ziyaret edildiğinde verilen bilgilerin tekrar girilmesi gerekir ve bununla birlikte Şirketimizin internet üzerinden sağladığı bazı hizmetler gerektiği gibi çalışmayabilir veya Site’deki sayfaların bir kısmını görülemeyebilir.
İşbu Çerez Politikası’nı değiştirme hakkımız saklıdır.
Veri Saklama ve İmha Politikası
Versiyon : 1
Düzenleme Tarihi : 01.01.2021
- GİRİŞ
1.1. Amaç
Kişisel Verileri Saklama, Kayıt ve İmha Prosedürü (“ Prosedür ”), Orkidem Çiçek, Balbay Grup Şirketi (“ Şirket ”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin kaydı, saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2. Kapsam
Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler, işbu Prosedür kapsamında olup; Şirket’in sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde işbu Prosedür uygulanır.
1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar
Alıcı Grubu: | Veri sorumlusu Şirket tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
Açık Rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme: | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Çalışan: | Şirket personeli. |
Elektronik Ortam: | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
Elektronik Olmayan Ortam: | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. |
Hizmet Sağlayıcı: | Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
İlgili Kişi: | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi, veri sahibi |
İlgili Kullanıcı: | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
İmha: | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kanun: | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı: | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri İşleme Envanteri: | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kurul: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri: | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha: | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Prosedür: | İşbu Kişisel Verileri Kayıt, Saklama ve İmha Prosedürü. |
Veri İşleyen: | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi: | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri Sorumlusu: | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu Şirket’i. |
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
VERBİS: | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi. |
Yönetmelik: | 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
- SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Prosedür kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Tablo 1: Sorumlu personel ve görev dağımı
PERSONEL | GÖREVLİ | SORUMLULUK |
Ad-Soyadı Unvan | KVK Komitesi sorumlusu | Her bir departmanın iş süreçlerinin saklama ve periyodik imha sürelerine uygun gerçekleşip gerçekleşmediğinin gözetimi |
Adı-Soyadı Unvan | İrtibat Kişisi | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | İnsan Kaynakları Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | Bilgi İşlem Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | Finans ve Finansal Servisler Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | Lojistik ve Ticari Lojistik Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | Pazarlama Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
Adı-Soyadı Unvan | Satış Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
- KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
|
|
- SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, müşteriler, hizmet sağlayıcıları, diğer üçüncü kişiler, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerinde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklanır.
4.1.1. Kişisel Sağlık Verileri
Şirket tarafından toplanan ve saklanan çalışanlara ilişkin sağlık verileri, yalnızca Şirket bünyesinde görev alan işyeri hekimi tarafından işlenebilecek ve işyeri hekimine ait özel odada ve kilitli dolaplarda saklanabilecektir.
Zorunlu hallerde, söz konusu sağlık verilerinin bulunduğu dolaba erişim, yalnızca İrtibat Kişisi tarafından sağlanabilecek , başkaca hiçbir çalışan veya yetkilinin söz konusu verilere erişimi söz konusu olmayacak ve verilerin kullanılması ile ilgili yapılması gereken işin sona ermesi ile birlikte, söz konusu veriler aynı yere kaldırılacak ve aynı şekilde kilitli olarak muhafaza edilecektir.
4.1.2. Diğer Özel Nitelikli Kişisel Veriler
Gerek Şirket çalışanları gerekse 3. Kişilere ait olan özel nitelikli kişisel veriler, işlenme sebebine bakılmaksızın, yalnızca İrtibat Kişisinin erişebileceği ve sadece bu verilerin yer aldığı belge, kayıt vb. ortamları saklamak üzere özel olarak ayrılmış kilitli dolaplarda muhafaza edilecektir.
4.1.3. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirket’in faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar Şirket nezdinde muhafaza edilir.
Bu kapsamda kişisel veriler;
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer vergi mevzuatı,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
- İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
4.1.4. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,
- İş sağlığı ve güvenliği süreçlerini yürütmek,
- Şirket güvenliğini sağlamak,
- Bilgi teknolojileri süreçlerini yürütmek,
- Sistem erişimini ve güvenliğini sağlamak,
- İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve edimleri ifa edebilmek,
- Müşteri raporlamalarını yapabilmek,
- Satış ve pazarlama süreçlerini yerine getirmek,
- Sponsorluk ve kurumsal iletişim faaliyetlerini yerine getirmek,
- Müşteri ilişkileri ve memnuniyeti süreçlerini yürütmek,
- Bayi kanal yönetimi süreçlerini yürütmek,
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,
- Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak,
- Yasal raporlamalar yapmak,
- İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek.
4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kanun’un 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
- Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
4.3. İmhanın Tutanak Altına Alınması
Her bir imha sürecinin sonunda ilgili imha işlemi, bir tutanak ile imha sürecini gerçekleştiren departman sorumlusu ve KVK Komite sorumlusu tarafından kayıt altına alınır. Söz konusu tutanak 5 yıl süreyle Şirket bünyesinde saklanır.
4.4. Kişisel Veri İmha Prosedürü ve Veri İmha ve Bilgi Talepleri
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 11. Maddesinde sayılan haklarınız kapsamındaki taleplerinizi, Kanun’un 13. maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in (“Tebliğ”) 5. maddesi gereğince, işbu form (“Talep Formu”) ile aşağıda açıklanan 4 yöntemden biriyle Şirketimize iletebilirsiniz.
- Yazılı Olarak Başvuru
Islak imzalı olarak şahsen başvuru yapabilir, Noter vasıtasıyla, PTT / Kargo aracılığı ile veya bizzat elden teslim etmek suretiyle, Yenişehir Mahallesi, Bakü Caddesi, No:6 Pendik, İstanbul, Türkiye adresimize gönderebilirsiniz. Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılmalıdır. - Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla Başvuru
Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiniz ile [email protected] kep adresimize başvurunuzu gönderebilirsiniz; E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılmalıdır. - Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru
Şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz kullanılmak suretiyle [email protected] adresimize başvurunuzu gönderebilirsiniz; E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılmalıdır. - Sistemimizde Bulunmayan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru
Mobil imza/e-imza içerecek biçimde, Şirketimizin sisteminde bulunmayan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle kvkk@orkidemcicek.com adresimize başvurunuzu gönderebilirsiniz; E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılmalıdır.
Başvurunuz en geç 30 gün içerisinde yanıtlanacaktır. Sunduğunuz bilgi ve belgelerde sorun veya eksiklik olması halinde sizinle iletişime geçilecektir.
Veri imha talep formunu indirmek için tıklayınız.
- TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12. maddesiyle 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde ve Şirket tarafından ihdas edilen Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Prosedürü kapsamında, tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
5.1. Teknik Tedbirler
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirket bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
- Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
- Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
- Şirket’in bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
- Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
- Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
- Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
- Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
- Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
- Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
- Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
- Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
- Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
- Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
- Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı bir prosedür belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
- Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.
5.2 İdari Tedbirler
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
- Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
- Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanmak üzere gerekli hükümler Disiplin Yönetmeliğine eklenmiştir.
- Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
- Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
- Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
- Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
- KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Şirket tarafından Tablo 3’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir, arşivde kilitli dolaplarda saklanır ve bu dolapların kilitleri yalnızca evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisinde bulunur. |
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 4’te verilen yöntemlerle yok edilir.
Tablo 4: Kişisel verilerin yok edilmesi
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
- Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
- Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
- Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Kayıt, Saklama ve İmha Prosedürü’nde yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Şirket tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi işbu Prosedür’ün 2. maddesinde belirtilen sorumlular tarafından yerine getirilir.
Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu
Süreç | Saklama Süresi | İmha Süresi |
Mevcut personel için her türlü İK formları ve belgelerinin saklanması | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Personel özlük dosyası tutulması | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İşe alım | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan adayı özgeçmişlerinin saklanması | 3 ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Bordrolama | İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması | İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İş sağlığı ve güvenliği uygulama ve eğitim kayıtlarının tutulması | İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 15 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Aday tedarikçi listesinin saklanması | 3 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Üçüncü kişilerle (müşteri, bayi, tedarikçi vb.) imzalanan sözleşmeler ve bu kapsamda yapılan iş ve işlemler | Sözleşmenin sona ermesini müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
CCTV ve Depo güvenlik kamera görüntülerinin kaydı | 10 gün | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kargo İşlemleri | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kayıt/Takip/Log Sistemleri | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kurumsal İletişim Faaliyetleri | 3 ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Muhasebe ve cari hesap işlemleri | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Müşteri iletişim ve memnuniyet sağlama faaliyetleri | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Her mecrada satış ve pazarlama faaliyetleri | 3 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Hesap & erişim yönetimi ve dosya yönetim sunucusu | İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Genel Kurul ve yönetim kurulu İşlemleri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgilerin tutulması | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Ödeme, fatura ve diğer muhasebe işlemleri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Lojistik, Dağıtım ve Sevkiyat | 4 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
- PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini altı (6) ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket nezdinde her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
- PROSEDÜR’ÜN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Prosedür, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Şirket nezdinde dosyasında saklanır.
- PROSEDÜR’ÜN GÜNCELLENME PERİYODU
Prosedür, mevzuat değişikliklerinde ve ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
- PROSEDÜR’ÜN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
Prosedür, 01.01.2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir.
Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Prosedür’ün ıslak imzalı eski nüshaları Şirket yetkili organlarınca iptal edilir ve en az beş (5) yıl süre ile Şirketçe dosyasında saklanır.
VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU
- GENEL
Siz veri sahipleri tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“ KVKK” ) 11. ve 13’üncü maddeleri uyarınca yapılacak başvuruları hızlı, etkin ve kapsamlı bir şekilde değerlendirebilmek ve çözümleyebilmek adına, işbu Başvuru Formu, veri sorumlusu sıfatıyla Orkidem Çiçek, Balbay Grup (“ Şirket ”) tarafından hazırlanmıştır.
- BAŞVURU YOLU
Siz veri sahipleri, KVKK’nın 11. ve 13. maddeleri uyarınca; veri sorumlusu sıfatı taşıyan Şirketimize, KVKK’nın uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi yazılı olarak işbu formun doldurulması suretiyle veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle:
- İşbu veri sahibi başvuru formunun imzalı bir kopyasını Yenişehir Mah. Bakü Cad. No:6J, Mağaza:11, Pendik/İstanbul, Türkiye adresine şahsen başvurarak, veya
- İşbu veri sahibi başvuru formunun imzalı bir kopyasını Yenişehir Mah. Bakü Cad. No:6J, Mağaza:11, Pendik/İstanbul, Türkiye adresine noter kanalı veya iadeli taahhütlü mektup yoluyla, veya
- İşbu veri sahibi başvuru formunun imzalı bir kopyasını Şirketimiz’in [email protected] e-posta adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ya da Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle
iletebilirsiniz. KVKK ilgili hükümleri uyarınca yazılı başvurularda başvuru formunun Şirketimize tebliğ edildiği tarih, diğer yöntemlerle yapılan başvurularda ise başvurunun Şirketimize ulaştığı tarih başvuru tarihi olarak kabul edilmektedir.
VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU
- VERİ SAHİBİNE İLİŞKİN BİLGİLER
KVKK’nın ilgili maddesi uyarınca yapacağınız başvurunuzla ilgili olarak, sizleri tanıyabilmemiz ve Şirketimiz tarafından gerekli araştırma, değerlendirme ve çözümlemeleri yapabilmemiz amacıyla aşağıdaki bilgileri eksiksiz şekilde doldurmanızı rica ederiz:
Ad ve Soyadı*
T.C Kimlik Numarası*/Yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya kimlik numarası
Adres*
Telefon*
E-mail*
* Doldurulması Zorunlu Alanlar
Yukarıda tarafımıza sunmuş olduğunuz kişisel verileriniz, işbu formun değerlendirilebilmesi, sonuçlandırılabilmesi ve sizinle iletişime geçilebilmesi amacıyla alınmakta ve başka amaçlarla veri işlemeye konu olmamaktadır. Şirketimiz ile olan ilişkinize dair uygun olan seçeneği işaretleyerek, mevcut ilişkinin hâlen devam edip etmediğini aşağıdaki boşlukta belirtiniz.
Üye Müşteri
Misafir Müşteri
Potansiyel Üru¨n veya Hizmet Alıcısı / Çevrimiçi Ziyaretçi
Satın Alınan Ürünün Adına Teslim Edileceği Kişi
Mevcut Çalışan
Stajyer
İşten Ayrılmış Çalışan
Çalışan Adayı
Üçüncü Kişiler
Ziyaretçi
İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Diğer
Lütfen belirtiniz:
- VERİ SAHİBİNİN TALEPLERİ
Veri sahibi olarak, KVKK’nın 11. ve 13. maddeleri kapsamında bilgi sahibi olmak istediğiniz durum/durumlar için lütfen aşağıda yer verilen listedeki ilgili kutucuğu/kutucukları işaretleyiniz.
Talep Konusu
Seçiminiz
Şirket bünyesinde kişisel verilerimin işlenip işlenmediğini öğrenmek istiyorum. (KVKK md. 11/1 (a) )
Kişisel verilerim işleniyorsa bu veri işleme faaliyeti ile ilgili bilgi talep ediyorum. (KVKK md. 11/1 (b) )
Kişisel verilerim işleniyorsa bu veri işlemesinin amacını ve işlenme amacına uygun kullanılıp
kullanılmadığını öğrenmek istiyorum. (KVKK md. 11/1 (c) )
Kişisel verilerimin yurtiçinde ve/veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıp aktarılmadığını,
aktarılıyorsa üçüncü kişiler hakkında bilgi talep ediyorum. (KVKK md. 11/1 (ç) )
Şirket / kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde eksik veya yanlış işlenen kişisel
verilerimin düzeltilmesini talep ediyorum.
Düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizi “Seçiminiz” alanına yazınız ve doğru ve tamamlayıcı bilgilerini gösteren belgeleri ek olarak gönderiniz. (Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh, gibi)
(KVKK md. 11/1 (d) )
Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin;
a) Silinmesini talep ediyorum.
b) Yok edilmesini talep ediyorum.
(KVKK md. 11/1 (e )
Eksik ve yanlış işlendiğini düşündüğüm kişisel verilerimin (Talep No 5) aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum. Düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizi “Seçiminiz” alanına yazınız ve doğru ve tamamlayıcı bilgilerini gösteren belgeleri ek olarak gönderiniz. (Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh, gibi) (KVKK md. 11/1 (f)
Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum (Talep No 6) ve bu çerçevede kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de ;
a) Silinmesini talep ediyorum.
b) Yok edilmesini talep ediyorum.
(KVKK md. 11/1 (f))
Şirketiniz tarafından işlenen kişisel verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum.
Aleyhinize olduğunu düşündüğünüz analiz sonucunu “Seçiminiz” alanına yazınız ve itirazınızı destekleyen belgeleri ek olarak gönderiniz.
(KVKK md. 11/1 (g)
Kişisel verilerimin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazmini talep ediyorum.
Kanuna aykırılığa konu olan hususu “Seçiminiz” alanına yazınız ve destekleyici belgeleri ek olarak gönderiniz. (Mahkeme kararı, Kurul kararı, Maddi zararın tutarını gösteren belgeler, gibi)
(KVKK md. 11/1 (ğ)
Veri sahibi adına 3. kişiler tarafından yapılacak olan başvurularda, işbu form ile birlikte noterce onaylanmış vekâletnamenin, velayet/vesayet altında bulunan çocuklar adına yapılacak başvurularda ise işbu form ile birlikte velayet/vesayet ilişkisini tevsik edici belgelerin bir suretinin tarafımıza gönderilmesi gerekmektedir.
- ŞİRKETİMİZİN BAŞVURULARA CEVAP VERME USULÜ VE SÜRESİ
KVKK’nın 13. maddesine uygun olarak, Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin yapmış olduğu başvuru taleplerini değerlendirerek KVKK kapsamında öngörülen şekilde en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandıracaktır.
Şirketimiz, başvuruyu kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve cevabını veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilir.
Lütfen yapmış olduğunuz başvurunuza Şirketimiz tarafından verilecek yanıtın tarafınıza bildirilme tercihinizi belirtiniz:
Şirketimiz Tarafından Verilecek Yanıtın Bildirilme Şekli Seçiminiz
Seçiminiz
Elden teslim almak istiyorum. (Vekaleten teslim alınması halinde, noter tasdikli vekaletnamenin
ya da yetki belgesinin sunulması gerekmektedir.)
Posta adresime gönderilmesini istiyorum
E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.
KVKK uyarınca yapmış olduğum bilgi edinme başvurusunun, yukarıda belirttiğim talep/talepler çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılmasını rica eder, işbu başvuruda tarafınıza sağlamış olduğum bilgi ve belgelerin doğru, güncel ve şahsıma ait olduğunu kabul, beyan ve taahhüt ederim.
Kişisel Veri Sahibinin (Başvuru Sahibinin):
Adı Soyadı:
Adres:
İmza:
Tarih: